Nieuws

Gepubliceerd op: 02/04/2019

Ronde Tafel met adviseurs externe inhuur

Wat kunnen we doen om betere aanbestedingen te maken? Hoe pakken adviseurs Externe Inhuur  de voorbereiding op een voorstel voor een MSP aan? Daarover ging het donderdag 14 maart tijdens een ronde tafel met leden van het MSPnetwerk en adviseurs externe inhuur.

MSPnetwerk organiseerde op 14 maart een speciale bijeenkomst waar onafhankelijke adviseurs en MSP-dienstverleners samen kwamen. Het doel: samen helder krijgen wat er nodig is in het voortraject. Wat moet een onafhankelijk adviseur vragen aan de opdrachtgever? De persoon die de aanbesteding adviseert, moet ten slotte een duidelijk beeld schetsen van de behoefte van de klant. Maar hoe doe je dat? En hoe kunnen we samen zorgen voor betere aanbestedingen?

Frederieke Schmidt Crans van Het Flexhuis en Rob van de Ven van Pontoon Solutions  hielpen bij de inhoudelijke voorbereiding van dit rondetafelgesprek. “Sparren is heel waardevol”, vindt Van de Ven. “Zo komen we erachter waar wij het over eens zijn, en waarover niet.”

De deelnemers bespraken in een paar uur maar liefst zes verschillende stellingen over het voortraject van een aanbesteding voor een MSP-traject. Zo ging het bijvoorbeeld over data-analyse, procesanalyse en interviews in een MSP-traject. Ook de onderdelen waaruit een request for proposal (RFP) bestaat en verborgen kosten kwamen aan bod.

MSP-dienstverlening is maatwerk

Over één onderwerp waren de deelnemers het snel eens: er ontstaan nog te vaak problemen door het gebrek aan eenduidige definities. Begripsverwarring tussen opdrachtgevers, adviseurs en MSP-dienstverleners leidt nu nog te vaak tot verkeerde aannames en zelfs onjuiste aanbestedingen.

Veel adviseurs beginnen een traject daarom met een naming convention. Ze spreken met de klant bijvoorbeeld af wat zij bedoelen met ‘interim-professionals’. Zijn dat altijd zzp’ers, of neem je ook uitzendkrachten of gedetacheerden mee in het traject?

Dat is voor iedere organisatie anders, dus er is maatwerk nodig. En maatwerk vraagt om heldere en eenduidige definities. Zeker omdat MSP voor veel opdrachtgevers nog een onbekend begrip is. Een deelnemer zegt: “Begrippen verschillen per organisatie, soms zelfs per afdeling. Als je meerdere landen bedient, wordt het zelfs nog ingewikkelder. Neem een woord als ‘payroll’, dat betekent in Nederland iets totaal anders dan in Engeland.”

Doorprikken

“De markt heeft behoefte aan heldere definities”, vat Schmidt Crans samen. “Daar ligt voor ons als MSPnetwerk een schone taak.”

Verder benadrukt ze dat de implementatie van een MSP-dienstverlening grote impact heeft op de organisatie. “Dat moet een opdrachtgever zich goed beseffen”, zegt zij. “In het verandertraject raak je alle lagen van de organisatie. Daarom is het zo belangrijk dat in het traject naar de aanvraag al getoetst wordt wat zo’n opdrachtgever nodig heeft. Op die manier ontdek je sneller of de dienstverlening past. Een adviseur mag echt doorprikken.”

Weten waar je aan toe bent

Behalve dat het belangrijk is om dezelfde taal te spreken, heeft een MSP ook genoeg informatie nodig over zijn opdrachtgever. Alleen op die manier kan hij een concreet aanbod doen.

Er ontstond een interessante discussie over de vraag hoe scherp een opdrachtgever zicht moet hebben over zijn eigen inhuur. “Hoe minder hij weet, hoe harder je nodig bent,” vond een van de aanwezigen. “De behoefte van organisaties om ‘iets’ te doen rond inhuur van externen vertalen naar een concrete aanvraag voor externe dienstverlening, dat is namelijk het werk van adviseurs.”

“Dat soort adviestrajecten moeten niet leiden tot standaardoplossingen”, waarschuwt een ander. “Dat kan gewoon niet, want elke organisatie is anders. Omvang, cultuur, historie: dat speelt allemaal mee. Een adviseur moet alleen een MSP aanbevelen als hier ook echt behoefte aan is. Een MSP is altijd een Maatwerk Service Provider.”

Wetten en regels

Ook wet- en regelgeving zijn belangrijk. Aan de adviseur de taak om een klant op de hoogte te brengen van wat er speelt. “Soms is het goed om een traject dan even uit te stellen”, vindt een deelnemer. “Als je weet dat er over een half jaar nieuwe regels zijn, maak je het jezelf makkelijker om pas een Request for proposal (RFP) op te stellen als er duidelijkheid is.”

Verander-moe

De groep sprak ook over leren van het verleden. Kijken adviseurs naar eerdere outsourcingsprojecten? Besteden ze aandacht aan wat eerder is gelukt en mislukt? Dat verschilt, blijkt. Niet alle MSP-dienstverleners vinden informatie over vorige trajecten belangrijk. “Als wij aan de slag gaan, dan lukt het gewoon wel”, zegt een MSP-dienstverlener.

Een ander kijkt juist graag naar wat er in het verleden mis ging. “Op die manier kun je erachter komen in hoeverre een bedrijf openstaat voor verandering”, legt hij uit. “Op welke punten liep het fout? Misschien zijn mensen inmiddels wel ‘verander-moe’. Daar moet je dan je communicatie op aanpassen.”

Goed om te sparren

De organisatie is erg tevreden met de uitkomsten van de interessante middag. Een goed voortraject is heel belangrijk om een mismatch te voorkomen, daarover is iedereen het eens.

“Het was goed om met elkaar te sparren over onderwerpen die ons allemaal aangaan”, vindt ook Schmidt Crans. “Deze input kan MSPnetwerk gebruiken om de positionering van de MSP dienstverlening te verbeteren. Ik zou graag een vervolg geven aan deze bijeenkomst, zodat we de aanvraag naar een nog hoger niveau kunnen tillen.”

Zie ook: LEIDRAAD voor het UITBESTEDEN van de INHUUR & SOURCING van EXTERNEN aan een MANAGED SERVICE PROVIDER (MSP) 

Bijeenkomst in de pers 

Om meerdere plekken is aandacht gegeven aan deze bijeenkomst: